A partir de 1 de Janeiro de 2019 a facturação electrónica em Portugal será não apenas uma realidade, como também uma obrigação legal.
Com o objectivo de contribuir para a implementação bem-sucedida dos projectos de facturação electrónica nas empresas portuguesas, a SERES – empresa especialista na transacção electrónica segura de documentos, propõe “um guião que simplifica esta mudança e assegura o seu sucesso”.
O guião da SERES identifica um conjunto de questões a ter em conta no momento de implementar a facturação electrónica. A primeira é comunicar e ter visibilidade do estado da facturação electrónica. Assim, a comunicação com os parceiros, independentemente da sua dimensão, é essencial para a transacção das facturas nas empresas.
Estas transacções tornam evidente a necessidade de que a solução adoptada facilite um amplo conjunto de opções às empresas e que lhes permita conectarem-se com qualquer um dos seus parceiros, garantindo a confidencialidade, a autenticidade e a integridade das facturas.
Adicionalmente, a solução a eleger pelas empresas, deverá ser capaz de dotá-las com um novo canal de comunicação com os seus parceiros de negócio, acelerando assim os tempos de resposta e a resolução de eventuais imprevistos. Paralelamente, a solução deve oferecer um maior controlo e capacidade de acompanhamento da informação partilhada, aumentando os níveis de eficácia do relacionamento e da comunicação das empresas com terceiros.
O segundo factor a ter em conta é a centralização da informação, garantindo simultaneamente que esta se mantém integrada. Neste sentido, a decisão das empresas deverá ter em conta o volume de facturas que é necessário gerir. Se o volume de facturas for reduzido (menos de 30 facturas por mês), uma solução manual poderá ser a melhor solução.
Já no caso de volumes superiores a 30 facturas por mês, uma solução integrada será a ideal. Por outro lado, caso as empresas disponham de ferramentas de gestão, a forma mais fácil de implementar a facturação electrónica será através da integração da factura electrónica no processo habitual de trabalho nestas mesmas ferramentas.
As mudanças que resultam da utilização da facturação electrónica têm implicações muito mais abrangentes do que poderá parecer à primeira vista. Pelo que o terceiro factor a ter em conta pelas empresas, será a necessidade de se certificarem de que o serviço de facturação electrónica que vão implementar é global. Ou seja, terem a certeza de que este permite a gestão completa do tratamento das facturas, nomeadamente: a emissão, a recepção, o envio, a integração e o arquivo.
Por último, e de acordo com o guião da SERES, a solução a adoptar deverá cumprir as exigências legais da Autoridade Tributária e Aduaneira. É essencial que o projecto de facturação electrónica contemple as mudanças tecnológicas e legais associadas às regras da facturação: formatos, assinatura electrónica, prazos de entrega, prazos de adopção, etc.
Devido ao facto do enquadramento legal e a tecnologia estarem em constante evolução, conhecer as alterações e saber adaptar-se às mesmas supõe uma grande taxa de esforço para as empresas portuguesas.
A SERES considera que implementar um projecto de facturação electrónica vai muito além de uma mera alteração técnica e que o “desenvolvimento interno de uma solução, ou a compra de um módulo de facturação não permitirão às empresas usufruir de todos os benefícios inerentes à facturação electrónica”.
Via SERES.
