A Papiro anunciou o desenvolvimento de uma solução 100% electrónica elaborada através da plataforma Valdoc Sign que permite a elaboração de Livros de Actas em suporte totalmente digital.
Este módulo permite que o editor e utilizador possam editar as actas e identificar as pessoas que vão estar envolvidas no processo, sendo a assinatura feita por certificados qualificados para conferir o devido valor probatório.
A entidade é o único interveniente que tem de estar registado na plataforma. Os participantes apenas precisam de receber a notificação para assinar a acta, clicando no respectivo botão e assinando-a através do seu Cartão de Cidadão, Chave Móvel Digital ou quaisquer certificados digitais válidos atribuídos por outras entidades acreditadas.
Tal como no processo tradicional, o cliente pode através deste módulo da plataforma Valdoc Sign arquivar, consultar, saber se já todos assinaram o documento e ainda ter um resumo de todas as actas lançadas, bem como identificar o gestor da acta, o presidente da mesa e todas as questões associadas que são agora transpostas para o digital. De igual forma, o processo de escrita das actas envolve indicar os termos de abertura e fecho, agora em formato electrónico.
Sempre que a acta é fechada, a solução gera um código único e exclusivo de acesso em formato alfanumérico, tal como se verifica nos códigos emitidos para as certidões permanentes das empresas.
O arquivo da plataforma mantém de forma automática a legalidade dos documentos por períodos temporais prolongados – ou seja, a validade do certificado digital e à aplicação de selo temporal. Deste modo, e se houver algum litígio com um espaço temporal desfasado de vários anos, o selo temporal permite fazer a devida verificação.
A solução da Papiro está em conformidade com o Código Comercial português, que já previa a existência do Livro de Actas em formato electrónico, e ainda com a legislação específica sobre Assinaturas Electrónicas, servindo como prova da identidade de cada pessoa que assina determinada acta e também como garantia de que cada documento assinado não é adulterado.
