O Super Productivity não recolhe dados, segue a filosofia ‘first-local’ (dados e conteúdos ficam no dispositivo do utilizador até este decidir o contrário) e as funcionalidades, em todas as plataformas, são gratuitas (o criador, Johannes Millan, garante que será assim para sempre).
O software pode ser descarregado em várias lojas de aplicações ou directamente no site super-productivity.com e é compatível com Linux, macOS, Windows, Android, iOS; a alternativa é usar a versão Web, no browser.
Este programa permite personalizar a imagem de fundo e as cores que queremos definir para as etiquetas e projetos. Para adicionarmos uma tarefa, podemos clicar no ‘+’ ou usar os atalhos do teclado por omissão ou definir novos.
Uma das funcionalidades mais interessantes do Super Productivity é a possibilidade de podermos contabilizar o tempo que demoramos a realizar uma tarefa, clicando no botão ‘Play’ na própria entrada da tarefa ou em cima, à direita. Também podemos contabilizar o tempo de tarefas já realizadas.
Para cada tarefa podemos adicionar sub-tarefas, definir o tempo que estimamos que vai demorar, anexar documentos necessários ou definir se é uma tarefa recorrente; temos ainda um espaço para colocar notas.
Relativamente à gestão de tempo, é possível usar as pré-definições ou fazer alterações, como por exemplo, determinar quando, e por quanto tempo, fazemos intervalos para descanso. Se escolhermos entrar no modo ‘Focus’, podemos usar uma contagem de tempo flexível, escolher o conhecido sistema Pomodoro ou, simplesmente, optar por uma contagem regressiva.
O software permite criar projetos e etiquetas que ajudam a organizar as tarefas, mas também tem diferentes formas de visualização. Podemos vê-las todas na ‘Inbox’ (também podemos definir que todas as tarefas que criamos devem ser colocadas durante o horário de trabalho, por defeito) ou, apenas, visualizar as tarefas para o dia em que estamos.
Na secção ‘Planner’ temos a lista de tarefas divididas por calendarizadas ou não e, na secção ‘Schedule’, temos uma vista de calendário. Em ambas, podemos criar novas tarefas com um clique ou arrastar cada tarefa para alterar a data.
Além destas diferentes visualizações, o utilizador tem ainda na secção ‘Boards’, se necessitar, a possibilidade de usar a Matriz Eisenhower, que permite decidir o que devemos fazer e o que podemos deixar para mais tarde. Isto é feito a partir da distribuição das tarefas numa tabela com quatro secções (importante/não importante e urgente/não urgente). Também se pode usar o sistema Kanban (um método de gestão Agile), que distribui tarefas por colunas, como por exemplo ‘A Fazer’, ‘Em Progresso’ ou ‘Feito’, em que as tarefas vão sendo arrastadas por estas colunas, consoante o seu estado.
Numa actualização recente, foi acrescentada uma secção de hábitos, que nos permite registar as actividades que queremos promover na nossa vida, seja uma caminhada algumas vezes por semana, trinta minutos de leitura diária ou beber uma determinada quantidade de água por dia. Também podemos ligar o Super Productivity ao nosso calendário ou a serviços de outras plataformas; e, claro, exportar todos estes dados a partir da secção ‘Worklog’, o que é particularmente útil para quem precisa de fazer relatórios de tempo de trabalho.
Uma funcionalidade que distingue esta aplicação é a da revisão do trabalho feito, que nos permite avaliar o que correu menos bem ou o que podemos melhorar. No final do dia, clicamos em ‘Finish Day’ e podemos rever o trabalho realizado, exportar as tarefas, avaliar o impacto do trabalho, colocar uma nota sobre a nossa energia e adicionar notas. Finalmente, podemos deixar o dia seguinte planeado, quer acrescentando novas tarefas, quer transferindo as que ficaram por fazer, se ainda se justificar.
No site, há ainda uma secção com guias específicos de estratégias de organização, que podem ser usadas com ou adaptadas à Super Productivity (como por exemplo o Getting Things Done, de David Allen), entre muitas outras dicas de como organizarmos melhor o nosso trabalho.
