Os emails tendem a acumular-se, especialmente se tiver o mesmo endereço há muito tempo. E quando atingem uma massa crítica, é provável que tenha dificuldade em encontrar aqueles que realmente lhe interessam. Felizmente, o Gmail permite-lhe usar os três truques clássicos de produtividade abaixo para filtrar as suas mensagens e manter-se a par do que é mais importante.
Adicione Pontos ao seu endereço de email
No Gmail, adicionar pontos finais dentro de um endereço de email não o afecta. Por exemplo, se tiver o endereço [email protected], e alguém enviar uma mensagem para [email protected] ou [email protected], ela chegará até si na mesma. Pode usar este facto a seu favor.
Por exemplo, pode dizer aos seus amigos e familiares para enviarem emails para o endereço ‘joaocosta’, e pode dizer aos parceiros de negócios para enviarem emails para o endereço ‘joao.costa’. Depois, pode criar um filtro no Gmail para separar os dois automaticamente quando chegarem.
Tem de configurar filtros se quiser que as mensagens enviadas para um endereço ignorem a caixa de entrada e vão directamente para outra pasta.
Configure um filtro com estes passos:
No ícone da roda dentada (Definições) no canto superior direito do painel do Gmail, clique em Ver todas as definições.
Clique em ‘Filtros e endereços bloqueados’ na barra superior, depois clique em ‘Criar um novo filtro’ (está no fundo da lista de Filtros).
No campo Para, insira o endereço de Gmail com os pontos.
Clique em ‘Criar filtro’.
No ecrã seguinte, seleccione para onde quer que as mensagens recebidas sejam direccionadas. Se quiser que as mensagens recebidas para esse endereço vão directamente para uma pasta designada, clique nas duas opções: ‘Ignorar a Caixa de entrada (Arquivar)’ e ‘Aplicar a etiqueta’ (escolha a etiqueta que deseja ou crie uma nova). Deve aplicar ambos os filtros, ou o novo email acabará por ficar na caixa de entrada na mesma.
Clique em’ Criar filtro para guardar as alterações’.
Finalmente, se já recebeu mensagens para este pseudónimo, poderá querer adicionar a opção ‘Aplicar filtro também a X conversas correspondentes’. Ao fazê-lo, move todo o correio relevante para a nova pasta imediatamente.
Filtre mensagens automáticas com pseudónimos com um sinal de mais
O segundo truque é quase igual ao primeiro, mas aqui utiliza um sinal de mais e palavras antes do símbolo @ para criar pseudónimos. Todos funcionam sem que tenha de configurar nada de especial nas suas definições:
Esta é uma boa estratégia para usar quando se regista numa nova conta web ou aplicação. Se criar uma conta, digamos, no site do Continente, pode usar o endereço [email protected] como o nome de login. Uma vez criado um filtro para este endereço, como no passo acima, o Gmail direcciona automaticamente todos os emails vindos do Continente para uma pasta dedicada.
Pode simplesmente alterar o seu endereço de email em contas existentes para adicionar um pseudónimo com um sinal de mais. Assim, por exemplo, pode filtrar facilmente todos os emails relacionados com compras para uma única pasta.
Personalize a caixa de entrada com um clique
A última dica é personalizar o que vai para a caixa de entrada sem criar um monte de pastas e filtros, o que é fácil para praticamente qualquer pessoa.
Clique no ícone da roda dentada no canto superior direito do painel do Gmail e desça até à secção ‘Tipo de caixa de entrada’. Estão disponíveis aqui algumas opções para personalizar a sua caixa de entrada:
Predefinição
Importantes primeiro
Não lidas primeiro
Com estrela primeiro
Caixa de entrada prioritária (combina aspectos de Importante, Não lida e Com estrela para tentar colocar as mensagens mais significativas à sua frente primeiro)
Várias caixas de entrada
Quando aplica uma das opções (que não a predefinição), o Gmail reserva o topo da caixa de entrada para o tipo de mensagem que escolheu. Pode ajustar exactamente como estas opções funcionam clicando no botão ‘Personalizar’ abaixo delas. É possível ajustar as definições de contagem de não lidas da Caixa de entrada, alterar quais os separadores que aparecem no seu email, e muito mais.
