Notícias sobre golpes virtuais e roubos de informações e dados pessoais online não faltam. Não é uma coincidência que os legisladores tenham criado o Regulamento Geral sobre a Protecção de Dados (RGPD) e há uma preocupação cada vez maior com o que se informa na internet.
Se para as pessoas os prejuízos podem ser grandes, para uma empresa nem se fala. O chamado Hack do Século que teve a Sony como vítima trouxe uma enorme série de problemas para a empresa. O Presidente demitiu-se.
Por isso é normal que algumas empresas temam colocar documentos com informações sensíveis, sejam relatórios, estratégia, planos futuros ou até e-mails que falem sobre a companhia, a menos que seja feito um grande investimento em protecção.
Isso é possível para empresas de grande tamanho, já que é mais fácil contratar uma equipa de TI de primeiro nível. Mas e empresas menores? É disso que vamos falar agora.
É preciso investir em educação
Não existe um manual sobre como se comportar online ou uma disciplina na escola sobre como proteger suas informações. Muitas vezes só se aprende na hora de sofrer com o erro.
Portanto as empresas precisam investir na educação de seus funcionários quanto à segurança online. É preciso criar palavras-passe seguras. Usar o e-mail da empresa, que pode ser melhor configurado e protegido que e-mails pessoais de diversos provedores. Não compartilhar as palavras-passe em mensagens de qualquer tipo a menos que sejam imediatamente apagadas.
Quanto aos documentos com informações importantes, eles precisam ser transferidos por meio de programas e servidores que tenham protecção. Não use qualquer serviço na nuvem ou e-mails pessoais para armazenar e repassar esses ficheiros.
Invista em programas como o Wondershare PDFelement
O dinheiro é uma questão sensível para empresas de menor porte, mas quando se trata de segurança online não estamos a falar de um gasto e sim de um investimento.
Afortunadamente há uma grande variedade de programas, com planos de todos os tipos e para os bolsos mais fundos ou mais limitados.
Como já mencionamos os e-mails e serviços na nuvem, começamos por eles. O próprio Google oferece um Gmail voltado para empresas, com uma série de funções e ferramentas extra em relação ao que todos conhecem.
Por exemplo, um dos planos oferece até relatórios de auditoria para verificar a actividade dos colaboradores da empresa e prevenção contra perda de dados.
Se com e-mails existe uma grande quantidade de serviços online, o mesmo pode-se dizer dos armazenamento na nuvem. Google, Dropbox, Amazon Cloud, One Drive, todos eles brigam por clientes e oferecem planos com preços muito bons.
Um bom investimento a se fazer é contratar um serviço que gere mais uma camada de protecção no momento de abrir os ficheiros. Essa tecnologia não é nova, mas infelizmente não funcionou bem em programas como o Microsoft Word, sendo fácil de burlar.
O Wondershare PDFelement permite que ficheiros PDF, os mais comuns quando trata-se de visualizar relatórios, contratos e documentos importantes, só sejam vistos com uma palavra-passe.
Dessa forma é possível limitar quem pode ver o conteúdo e ter um importante bloqueio caso o ficheiro caia nas mãos erradas. Seja por um email enviado para um destinatário incorrecto ou até alguém que tenha roubado essa informação.
Um bom antivírus como o Kaspersky ou McAfee
Por fim, o investimento em um bom antivírus sempre é necessário. O “erro humano” é sempre um factor que precisa ser levado em conta, como falamos na parte das palavras-passe. Mas brechas sempre podem ser encontradas em sistemas sem existir o erro de algum funcionário ou colaborador.
É por isso que é preciso ter um bom antivírus para realizar inspecções constantes e avisar quando sites, documentos, ficheiros ou softwares não são confiáveis.
Empresas como Kaspersky ou McAfee oferecem excelentes serviços e se compras planos com maior duração os descontos podem ser consideráveis.
Todos os gastos que citamos neste texto são pequenos comparados com o prejuízo de ter suas informações expostas a pessoas que deveriam estar vendo aquilo. É possível contratar um bom serviço de email, armazenamento na nuvem, protecção de ficheiros PDF e antivírus por menos de 100 euros ao mês. Não pense duas vezes antes de colocar a mão no bolso para cuidar da sua protecção.