Muitos utilizadores usam as caixas de correio electrónico como sistemas de arquivo para mensagens pessoais, documentos de trabalho, extractos bancários, facturas electrónicas e outros documentos – ou seja, tudo conteúdos que faz sentido guardar sob forma de backup num local seguro.
Aqui, as boas práticas aconselham a usar a regra ‘3-2-1’, uma estratégia considerada eficaz, uma vez que envolve a criação de dois backups em dois tipos diferentes de armazenamento e a manter, pelo menos, uma cópia noutro local que não seja a nossa casa ou local de trabalho. O e-mail preenche os critérios para fazer uma cópia que siga esta regra, devido ao tipo de informação e ficheiros que podemos ter guardados na nossa caixa de correio. Desde logo, duas cópias já estão garantidas: uma na nuvem (se tivermos uma conta como o Gmail, por exemplo) e outra no computador (se usarmos um cliente de e-mail como o Outlook ou o Thunderbird). Só falta mesmo o terceiro backup – vamos usar uma simples pen USB para pôr a salvo os e-mails.
Apagar e-mails desnecessários
A primeira coisa a fazer é analisar a caixa de correio para apagar e-mails inúteis, para que o backup fique optimizado e não ocupe demasiado espaço. Como é óbvio, tudo o que sejam documentos financeiros, recibos de compras importantes ou apólices de seguro não devem ser apagados. Um e-mail, em si, não é muito “pesado”, mas os anexos que pode ter, sim – alguns serviços, como o Gmail, permitem até 50 GB, um valor que ultrapassa em muito o tamanho de uma pen.
1 – Filtrar mensagens por tamanho no Gmail
Inicie a sessão na sua conta (online) e clique no ícone ‘Mostrar opções de pesquisa’ (três tracinhos) que está na caixa ‘Pesquisar correio’, no topo da janela. Isto vai abrir um conjunto de filtros que podemos definir – em ‘Tamanho’, escolha a opção ‘superior a’, escreva 20 no campo ao lado e deixe ficar ‘MB’ como está. Carregue em ‘Pesquisa’. Desta forma, a caixa do Gmail vai mostrar-lhe todos os e-mails com mais de 20 MB que tenha guardados. Esta é apenas uma sugestão: cada pessoa pode definir o tamanho máximo dos e-mails que quer incluir na cópia de segurança. Quando estiver satisfeito com a sua escolha, apague os e-mails que ultrapassam o valor que indicou como critério.
2 – Filtrar mensagens por tamanho no Outlook
Clique no separador ‘Pasta’ > ‘Nova Pasta de Pesquisa’. Depois, escolha ‘Correio com anexos’ na lista que aparece a meio (separador ‘A organizar correio’) e em ‘Ok’, para finalizar. Isto faz com que seja criada uma nova pasta chamada ‘Com Anexos’ na barra lateral da janela do Outlook (onde estão as outras pastas que já tem na sua conta), em ‘Pastas de Pesquisa’. Clique aqui para ver apenas os e-mails com anexos e, de seguida, em ‘Dispor por’ – no menu que aparece, seleccione’ Tamanho’. Agora, as mensagens ficam organizadas pelo tamanho dos anexos, dos mais “pesados” para os mais “leves” – o Outlook faz, inclusive, uma divisão, ao indicar ‘Enorme’ ou ‘Muito Grande’. São os e-mails que estão nestes dois grupos que deve eliminar primeiro, caso perceba que já não precisa dos anexos que têm.
3 – Filtrar mensagens por tamanho no Thunderbird
Carregue na tecla ‘Alt’ para que apareça um menu adicional no Thunderbird e clique em ‘Editar’; depois, seleccione ‘Localizar’ > ‘Pesquisar mensagens’. Na mesma janela, carregue em ‘Assunto’ e escolha ‘Estado do anexo’; no final desta linha está o sinal ‘+’ para adicionar outro critério de pesquisa.
Aparecem, assim, mais uma série de campos para configurar: carregue em ‘Estado do anexo’ e escolha ‘Tamanho (KB)’. A seguir, em ‘é’, escolha ‘é maior que’ e escreva um número no campo ao lado: sugerimos 20000, para que o Thunderbird mostre e-mails que tenham anexos maiores que estes 20 MB. Finalmente, basta clicar em ‘Pesquisar’ para que lhe sejam mostradas, em baixo, as mensagens que correspondam a este critério. Se já não precisar das que têm estes anexos maiores, seleccione-as todas e clique em ‘Apagar’.
4 – Converter e-mails em PDF
Depois de escolhermos os e-mails que vão fazer parte do nosso backup, chega a altura de os guardarmos na pen. Há várias formas de fazer isto – uma das mais simples é convertê-los em ficheiros PDF. A grande vantagem é que ficamos com um PDF por cada mensagem de e-mail. O Windows tem uma “impressora” PDF incorporada, por isso é este o recurso que vamos usar. Primeiro que tudo, comece por ligar a pen USB ao computador; depois, siga as instruções para cada um dos clientes de e-mail: em todos, quando chegar a altura de guardar o PDF no computador, basta escolher a pen como destino e dar um nome ao ficheiro.
Gmail: abra o primeiro e-mail a converter (e a exportar para a pen) e clique no ícone da impressora, que fica à direita, em cima. Abre-se uma nova janela com o e-mail à esquerda, já com o aspecto de um documento para impressão. À direita, basta seleccionar ‘Microsoft Print to PDF’ em ‘Destino’ e, depois, clicar em ‘Imprimir’.
Thunderbird: clique no botão ‘Mais’ que está no pequeno menu individual de cada e-mail e escolha ‘Imprimir’ – o método de gravar o PDF é semelhante ao que vemos na janela que aparece no Gmail, com a escolha de ‘Microsoft Print to PDF’ em ‘Destino’.
Outlook: clique no e-mail que quer converter para PDF, entre em ‘Ficheiro’ e depois escolha ‘Imprimir’, à esquerda. Isto abre a janela de impressão, onde tem de seleccionar a opção ‘Microsoft Print to PDF’ em ‘Impressora’ e depois clicar em ‘Imprimir’ para gravar o PDF no PC.
5 – Grave vários e-mails de uma vez
Se tiver centenas de e-mails para fazer cópias de segurança, faz sentido gravar várias mensagens de uma só vez. O Google tem o seu próprio serviço de exportação, mas o processo para Outlook e Thunderbird é semelhante
Usar o Google Takeout no Gmail
Entre no site takeout.google.com com a sua conta e clique em ‘Desmarcar todos’; depois, faça scroll para baixo até encontrar o Gmail, que aparece sob forma da opção ‘Correio’. Seleccione-a e clique em ‘Todos os dados de Correio incluídos’. Aparece uma janela pop-up com as pastas que tivermos na nossa caixa de correio, apenas tem de seleccionar as que quer incluir no backup – carregue em ‘Ok’.
Voltamos à página inicial do Google Takeout, mas agora vemos uma indicação nova em ‘Correio’: as pastas (‘Etiquetas’ que temos seleccionadas); vá mesmo até ao fundo da página e clique em ‘Próximo passo’. Na janela que abre, deixe seleccionadas as opções ‘Envie o link de transferência por e-mail’, ‘Exportar uma vez’, ‘,zip’ e ‘2 GB’.
Agora, clique em ‘Criar exportação’; assim que o processo estiver concluído, o Google manda-nos um e-mail com o link para fazermos o download dos e-mails comprimidos em ZIP. Aqui, estarão dois tipos de ficheiro: JSON e MBOX. É este último que tem as mensagens de e-mail, mas para que as consiga abrir tem de descarregar o programa gratuito Windows MBox Viewer.
Exportar e-mails a partir do Outlook e Thunderbird
Estes dois clientes de correio electrónico não têm qualquer ferramenta que permita a exportação de mensagens, à semelhança do que acontece com o Gmail. Em ambos, vai ter de seleccionar os e-mails que quiser gravar na pen: pode usar a combinação de teclas ‘Ctlr + A’ para seleccionar todos os e-mails de uma pasta; em alternativa, mantenha a tecla ‘Shift’ (para escolher um grupo de mensagens consecutivas) ou ‘Ctrl’ (para marcar mensagens em separado) pressionada enquanto escolhe os e-mails para o backup.
Finalmente, alinhe a janela da sua pen com a do Outlook ou Thunderbird para arrastar as mensagens seleccionadas; já na pen, cada ficheiro de e-mail fica com o nome do assunto. Para abrir, basta dar um duplo clique: o e-mail aparece no cliente que tiver instalado.
