Google Sheets para principiantes

O Google Sheets é um poderoso programa para fazer folhas de cálculo, que é usado através de um browser web. As folhas de cálculo que vão sendo criadas são guardadas na cloud Google Drive. Qualquer pessoa com uma conta Google pode usar o Google Sheets e o Google Drive gratuitamente. A aplicação Google Sheets e o Google Drive fazem parte de um conjunto de aplicações e serviços, chamado Google Workspace que se destina a clientes empresariais.

Este guia serve para ensinar os principiantes a iniciarem uma nova folha de cálculo no Sheets, carregar uma que já tenham guardada no computador (por exemplo, uma folha de cálculo criada no Excel). Vamos abordar também as bases da interface e a funcionalidades únicas do Sheets, como a que permite partilhar folhas de cálculo e trabalhar nelas em conjunto com outros utilizadores.

Começar a usar o Sheets

Para começar a usar o Sheets, a primeira coisa a fazer e entrar na sua conta Google. Pode fazê-lo por exemplo a através do site do Google, Gmail, no site da conta Google ou directamente no site do Google Drive.

Clique nos pontos que estão à esquerda da sua imagem de perfil, no canto superior direito. Ao fazê-lo aparece um menu que contém os ícones de todas as aplicações e serviços Google que estão disponíveis na sua conta. Faça scroll até chegar ao ícone do Sheets e clique em cima dele.

Na janela seguinte aparece uma lista de todas as folhas de cálculo que criou ou abriu. No canto inferior direito, está um botão com o sinal de mais, que serve para criar uma nova folha de cálculo em branco.

Na zona superior está o inevitável campo de busca, que serve para encontrar uma folha de cálculo se já tiver muitas e não encontrar a que quiser usar.

Por defeito, a lista de folhas de cálculo está ordenada por ordem cronológica começando pelas últimas que abriu. Se quiser, pode alterar a ordenação com um clique no botão ‘A Z’. Pode escolher ordenação pelos ficheiros abertos recentemente, modificados recentemente pelo utilizador, os últimos ficheiros que foram modificados ou pelo título.

Para criar uma nova folha de cálculo em branco, clique no botão ‘+’

Carregar uma folha de cálculo para o Sheets

Se quiser editar uma folha de cálculo que não esteja guardada no seu espaço no Google Drive, tem primeiro de fazer o upload para o serviço. Isto pode ser feito directamente no ecrã do Sheets ou na interface do Drive.

Para carregar um ficheiro para o Google Drive para poder depois editá-lo no Sheets, clique no botão com a imagem de uma pasta.

De seguida, clique em ‘Carregar’, a última opção à direita na janela. Para carregar um ficheiro, pode arrastá-lo para a janela ou clicar em ‘Seleccionar um ficheiro do seu dispositivo’. Neste caso, é aberta uma janela do sistema operativo que permite procurar e abrir um ficheiro que tenha gravado no seu computador.

Se estiver na interface do Google Drive, clique em ‘+ Novo’ e depois escolha a opção ‘Carregar ficheiro’ ou em ‘Carregar pasta’, se quiser carregar todo o conteúdo de uma pasta do seu computador.

Inicialmente, quando carregava ficheiros do Excel para o Sheets, a aplicação convertia-os automaticamente para o formato do Sheets. Agora, o serviço permite a edição directa em formato Excel, ou converter o ficheiro para o formato próprio do Sheets. Quando o ficheiro está em formato Excel tem um X a verde junto ao nome. Quando abre o ficheiro, aparece a indicação ‘.XLSX’ junto ao nome, por cima da barra de menus.

O utilizador é livre de editar directamente os ficheiros em formato Excel, no entanto certas funcionalidades podem ficar indisponíveis.

Se quiser que o Sheets converta automaticamente os ficheiros de Excel quando os carrega, clique na roda dentada e depois clique em ‘Definições’. Procure a opção ‘Converter carregamentos’ e ligue-a.

Se um ficheiro de Excel tiver código VBA (Visual Basic for Applications), que é usado nas macros e tiver uma conta Google Workplace Entreprise Plus, pode instalar o Macro Converter para o Google Sheets. Como o nome indica, este addon converte o código VBA para o formato App Script, que é usado pelo Google Sheets para que possa usar as macros do Excel no Google Sheets.

Trabalhar uma folha de cálculo

Quando abre uma nova folha de cálculo no Sheets é isto que o utilizador vê:

O título da folha de cálculo está no canto superior esquerdo. Para o mudar, basta clicar em cima do nome e escrever o que quiser.

A barra de menus está imediatamente abaixo e tem os seguintes menus:

Menu ‘Ficheiro’. Aqui encontra comandos que afectam toda a folha de cálculo. Incluindo comandos para imprimir, mudar o nome e partilhar.

Menu ‘Editar’. Neste menu encontram-se os tradicionais comandos de cópia, corte e colagem de dados. E também outros comandos, como ‘Localizar e substituir dados’.

Menu ‘Ver’. Como o nome indica, o menu ‘Ver’ serve para gerir como o utilizador vê a folha de cálculo. Permite mostrar ou esconder fórmulas, bloquear colunas e linha ou agrupar linhas e colunas.

Menu ‘Formatar’. O menu ‘Formatar’ contém praticamente as mesmas ferramentas que estão na barra de ferramentas, que está colocada por baixo da barre de menus, mais comandos para formatação condicional e alteração de cores.

Menu ‘Dados’. Neste menu, o utilizador encontra ferramentas que servem para ordenar os dados, criar filtros, proteger folhas e conjuntos de células e validação de dados.

Menu ‘Ferramentas’. Neste menu estão comandos para verificação de ortografia e alterar as regras de notificação quando um utilizador faz alterações a uma folha de cálculo partilhada.

Menu ‘Extensões’. Este menu contém opções para trabalho com macros e instalação de extensões.

Menu ‘Ajuda’. Permite aceder ao sistema de ajuda ao utilizador do Sheets.

Logo abaixo da barra de menus, está a barra de ferramentas. Nesta barra, o utilizador tem á sua disposição botões para formatar números e texto nas células. Estas ferramentas incluem a possibilidade de alterar o formato dos valores (por exemplo, moeda, data, percentagem, etc), alterar o tipo de letra. Outros botões presentes nesta barra permitem alterar as cores das células, fundir células e ajustar o alinhamento vertical e horizontal dos números e texto nas células.

Para inserir um gráfico, o utilizador pode clicar no botão ‘Inserir gráfico’ que está escondido por baixo do botão com três pontos, que está no final da barra de ferramentas, à direita.

Para inserir uma fórmula, clique no botão ‘Funções’, que está no final da barra de ferramentas. Isto abre um menu com as fórmulas disponíveis no Google Sheets. Terá de procurar nas várias categorias a fórmula que quiser usar. Depois de a encontrar, clique em cima dela para a inserir na célula em que o cursor estiver. Para ver uma lista completa das fórmulas disponíveis, veja a lista oficial da Google.

Gerir várias páginas numa folha de cálculo

Cada página da folha de cálculo é representada por um separador no fundo da janela. Se clicar num dos separadores, a folha de cálculo correspondente é mostrada na janela.

Para adicionar uma página em branco, clique no sinal de mais ‘+’ que está no canto inferior esquerdo.

Para alterar a ordenação das páginas ou apagar uma página, clique na seta para baixo que está no separador da folha. No menu que aparece, escolha ‘Eliminar’ ou ‘Mudar o nome’.

Para mudar a posição de um separador, clique em cima dele, e sem largar o botão do rato, arraste-o para o local pretendido.

Escolher um tema gráfico para a folha de cálculo

Na barra de menus, no topo da janela, clique em ‘Formatar’ e depois clique em ‘Tema’. Aparece uma coluna à esquerda na janela com os temas disponíveis, para aplicar um tema à folha de cálculo, clique em cima dele.

Obter ajuda quando introduz dados

À medida que insere fórmulas nas células, o Google Sheets pode sugerir correcções à fórmula que está a inserir (se o programa concluir que cometeu um erro), ou preencher células com esses ajustes sugeridos.

Por exemplo, se estiver a inserir a mesma fórmula em várias células na mesma coluna, alterando-a para conseguir fazer cálculos com dados na linha em que está, o Sheets pode inserir automaticamente essa fórmula nas linhas seguintes e fazer as alterações sozinho.

O sistema de assistência inteligente está ligado por defeito, mas se não quiser usá-lo pode desligá-lo: Na barra de menus, clique em ‘Ferramentas’, depois clique em ‘Preenchimento automático’ e desligue a opção ‘Permitir preenchimento automático’ e ‘Activar sugestões de fórmula’.

Limpar os dados

O Google Sheets pode ajudar a verificar e a editar a consistência dos dados na folha de cálculo. Na barra de menus no topo da janela clique em ‘Dados’, depois em ‘Limpeza de dados’ e por fim em ‘Sugestões de limpeza’. Abre-se uma barra do lado direito da janela. A ferramenta vai depois analisar a folha de cálculo e oferecer sugestões para melhorar o aspecto e o desempenho. Algumas destas sugestões passam por adicionar formatação aos valores, apagamento de linhas duplicadas, resolver problemas de consistência dos dados, entre outras coisas. Pode experimentar esta funcionalidade se tiver uma folha de cálculo complexa, que esteja a precisar de uma revisão.

Navegar mais depressa pelas folhas de cálculo

Se a sua folha de cálculo tiver várias páginas, ou se for uma folha de cálculo que não cabe toda no ecrã, pode usar a funcionalidade ‘Intervalos com nomes’ para navegar mais facilmente. Para a abrir, clique em ‘Dados’, ‘Intervalos com nomes’. Isto abre uma coluna do lado direito da janela.

Com a barra visível, clique numa célula, ou escolha um intervalo de células na folha de cálculo. Depois, na barra lateral, clique em ‘Adicionar intervalo’. Dê um nome a esse conjunto de células. Pode repetir estes passos para outros intervalos de células.

A partir deste momento, sempre que abrir esta barra lateral pode saltar directamente para os intervalos de células com um duplo clique em cima do nome.

Obter sugestões para uma folha de cálculo com a ferramenta ‘Explorar’

O botão ‘Explorar’ está no canto inferior direito da janela, como é pequeno e está a cinzento pode ser facilmente ignorado. Clique em cima dele para abrir o painel respectivo no lado direito da janela.

Na versão em inglês do Sheets, esta ferramenta analisa a folha de cálculo e ajuda a calcular respostas para perguntas que pode colocar em linguagem natural. Se estiver a usar versão em português, a ferramenta sugere gráficos e formatação dos dados. Estas sugestões podem ser arrastadas directamente para a folha de cálculo.

Partilhar uma folha de cálculo

Se quiser partilhar uma folha de cálculo com outros utilizadores, clique no botão ‘Partilhar’ que está no canto superior direito da janela principal do Sheets.

Em alternativa, pode partilhar uma folha de cálculo directamente a partir da interface principal do Google Drive. Neste caso, clique com o botão direito do rato na folha de cálculo a partilhar e escolha a opção ‘Partilhar’ que está no menu que surge de seguida.

Qualquer que seja o método que escolher, aparece sempre a janela de partilha.

Partilhar uma folha de cálculo em privado

No campo que está na parte superior da janela, insira os endereços de email das pessoas com quem quiser partilhar a folha de cálculo, naturalmente estes endereços devem corresponder a uma conta Google com acesso ao Google Drive. Pode também inserir uma pequena mensagem para essas pessoas. Por definição, todas as pessoas com quem partilhar a folha de cálculo podem editá-la e partilhá-la com outras pessoas.

Assim que inserir o primeiro endereço de email no campo superior, aparece um novo menu do lado direito que permite definir o papel da pessoa (ou pessoas) com quem está a partilhar a folha de cálculo.

‘Visualizador’, como o nome indica, apenas pode ver o conteúdo da folha de cálculo e não a pode editar, nem fazer comentários.

Um ‘Comentador’ pode fazer comentários à folha de cálculo, mas não pode editar os dados.

Um ‘Editor’ pode editar e deixar comentários na folha de cálculo.

Estes papeis são adicionados a todos os utilizadores cujos endereços de email inserir no campo. Se quiser pode adicionar outros utilizadores e dar-lhes outros papéis.

Se quiser impedir que a folha de cálculo seja partilhada, descarregada ou impressa, clique na roda dentada que está no canto superior direito da janela e desligue as caixas ‘Os editores pode alterar as autorizações e partilhar’ e ‘Os leitores e os comentadores podem ver as opções para transferir, imprimir e copiar’.

Quando terminar, clique em ‘Enviar’.

Se quiser alterar os papéis dos utilizadores com quem partilhou a folha de cálculo, clique outra vez em partilhar. O programa mostra uma lista de todas as pessoas com acesso, clique na seta para baixo junto ao nome da pessoa para alterar o nível de acesso ou removê-la de todo. De seguida, clique em ‘Gravar’.

Partilhar uma folha de cálculo publicamente

Por baixo da janela onde pode colocar os endereços de email para partilhar a folha de cálculo, tem uma segunda janela chamada Obter link.

Por defeito, apenas as pessoas com quem partilhou a folha de cálculo terão acesso ao link. Se quiser partilhar a folha de cálculo com qualquer pessoa, clique junto a ‘Restito’ e escolha a opção ‘Qualquer pessoa com o link’.

Neste caso, o padrão da partilha é o de ‘Visualizador’, mas pode alterá-lo para qualquer papel como no caso das partilhas privadas.

Se quiser deixar de partilhar a folha de cálculo publicamente, basta voltar à janela de partilha e mudar para ‘Restrito’.

Uma folha de cálculo do Sheets pode estar partilhada em privado e publicamente ao mesmo tempo. Por exemplo, pode partilhá-la publicamente para visualização e em privado para a edição.

Colaborar numa folha de cálculo

Todas as pessoas com quem partilhou a folha de cálculo podem ver ou trabalhar nela ao mesmo tempo. Lembre-se de que quem tiver os privilégios de ‘Editor’ podem alterar todos os aspectos da folha de cálculo.

Quando há várias pessoas a editar uma folha de cálculo ao mesmo tempo, as coisas podem ficar confusas. Por isso, na maioria dos casos, dar o papel de ‘Comentador’ às várias pessoas que vão colaborar na folha de cálculo é a melhor forma de evitar confusões. Neste caso, todos podem publicar comentários nas células individuais, mas esses comentários não interferem directamente nos dados que estão na folha de cálculo.

Adicionar um comentário

Clique dentro de uma célula e, na barra de ferramentas, clique no botão ‘Inserir comentário’ (a imagem é a de um balão de texto com um sinal de mais).

De seguida, aparece um cartão de comentário com o nome do utilizador junto à célula. Escreva o comentário e clique no botão ‘Comentar’.

Chamar a atenção para um comentário

Insira o caractere @, seguido do nome da pessoa, depois escolha o nome da lista de sugestões que aparece. O destinatário receberá um email com a notificação do comentário.

Ler e responder a um comentário

As células que contêm comentários têm um pequeno triângulo no canto superior direito. Para ler o comentário, só é necessário levar o apontador do rato até à célula.

Para responder ao comentário, clique na célula. O cartão com o comentário expande-se para revelar um campo onde pode escrever a resposta. Quando acabar, clique em ‘Responder’. O cartão mostrará o comentário original e as respostas.

Editar, resolver e apagar comentários

Se clicar no ícone de visto verde que está no canto superior direito do cartão do comentário, marca-o como resolvido e remove-o da folha de cálculo. Se clicar nos três pontos, aparece um menu que lhe permite editar, apagar ou obter um link para o comentário.

Ver a lista de todos os comentários

Clique no botão ‘Abrir histórico de comentários’, de seguida abre-se uma barra lateral à direita da folha de cálculo, que mostra todos os comentários publicados na folha de cálculo. Se clicar num destes comentários, a visualização da folha de cálculo salta automaticamente para a célula que o contém. Também é possível responder a comentários através desta barra.

Os comentários resolvidos vão aparecer no fundo desta barra. Se responder a um comentário resolvido, ele volta a aparecer na célula respectiva.

Adicionar contactos à folha de cálculo

É possível inserir um pequeno perfil de um dos seus contactos do Google numa célula. Comece com o caractere @ para abrir uma lista dos contactos na conta Google que está a usar.

Esta funcionalidade é útil, quando uma pessoa está encarregue de editar uma parte da folha de cálculo. Quando passa o apontador do rato por cima da célula com o nome, aparece um pequeno cartão com o perfil dessa pessoa. Neste cartão, é possível enviar um email, começar uma conversa, fazer uma videochamada ou adicionar um evento ao calendário.

Apresentar uma folha de cálculo no Google Meet

Uma das formas de receber feedback de uma folha de cálculo é apresentando-a durante uma chamada do Google Meet. No canto superior do ecrã, clique no ícone ‘Apresente numa reunião’ é o que tem uma caixa com uma seta lá dentro. No painel que surge de seguida, clique numa reunião que tenha no calendário ou escreva (ou cole) o link para uma reunião.

Recuperar versões antigas de uma folha de cálculo

Quando ocorre um erro e precisa de desfazer alterações que tenham sido feitas a uma folha de cálculo, o Google ajuda-o porque grava periodicamente cópias de segurança das folhas de cálculo, o que facilita muita voltar atrás.

Clique em ‘Ficheiro’, ‘Histórico de versões’ e por fim ‘Ver histórico de versões’. Isto abre uma barra vertical do lado direito da folha de cálculo que mostra uma lista de todas as alterações que foram feitas à folha de cálculo.

Para voltar a uma versão anterior, clique numa das datas que estão na lista para fazer aparecer essa versão da folha de cálculo na zona principal da janela.

Para restaurar uma versão anterior substituindo a folha de cálculo actual, depois de escolher uma versão anterior na coluna das versões, clique no botão verde ‘Restaurar esta versão’, que aparece junto ao topo da janela. Isto também pode ser feito através do menu que aparece quando clica nos três pontos verticais junto à versão que escolheu na barra.

Para dar um nome para distinguir uma versão das outras, clique nos três pontos, junto do nome da versão, e depois clique em ‘Atribua um nome a esta versão’.

Descarregar e exportar uma folha de cálculo

O Google Sheets permite descarregar as folhas de cálculo para que possam ser usadas noutros programas. No menu ‘Ficheiro’, clique ‘Transferir’. De seguida, aparece um menu que permite escolher o formato do ficheiro a descarregar. Pode escolher o formato de ficheiros do Excel, ou qualquer um dos outros cinco disponíveis.

Aplicação para dispositivos móveis

Com excepção do histórico de versões, a aplicação para Android e iOS do Google Sheets tem as mesmas funcionalidades que foram descritas neste guia. Os dispositivos móveis não ideais para fazer grandes edições em folhas de cálculo, mas permite fazer correcções rápidas, partilhar ou comentar folhas de cálculo.

Atalhos de teclado

Tal como na esmagadora maioria dos programas, os atalhos de teclado do Google Sheets são uma forma de poupar tempo quando está a trabalhar. Aqui fica uma lista dos principais atalhos de teclado disponíveis no Google Sheets. Pode ver a lista completa no programa, se clicar em ‘Ajuda’ e depois em ‘Atalho de teclado’.